Accountant / Bookkeeper की प्रमुख Responsibilities
- लेन-देन का रिकॉर्ड रखना (Recording Transactions)
- सभी दैनिक खर्चों और आय को सही-सही रिकॉर्ड करना (Cash, Bank, Credit).
- खरीद (Purchase), बिक्री (Sales), भुगतान (Payment), रसीद (Receipt) की एंट्री करना।
- Ledger बनाना (Maintaining Ledgers)
- सभी खातों (Customers, Suppliers, Expenses, Income) के लेज़र अपडेट करना।
- बैंक से मिलान करना (Bank Reconciliation Statement – BRS)
- बैंक स्टेटमेंट और कंपनी के खातों को मिलाना और अंतर का पता लगाना।
- GST से संबंधित कार्य
- GST Invoice बनाना, Input और Output Tax का मिलान करना।
- GSTR-1, GSTR-3B, GSTR-9 (Annual Return) आदि फाइल करना।
- TDS और अन्य टैक्स से जुड़ा काम
- TDS कटौती करना, Challan जमा करना, TDS Return भरना।
- PAN और TAN से संबंधित कार्य।
- सैलरी और पेरोल प्रोसेसिंग (Payroll Management)
- Attendance से सैलरी निकालना, ESI और PF की कटौती करना।
- सैलरी स्लिप बनाना और डाटा मेंटेन करना।
- Financial Reports तैयार करना
- Trial Balance, Profit & Loss Account, Balance Sheet बनाना।
- Month-end और Year-end Reports बनाना।
- ऑडिट के लिए तैयारी (Audit Support)
- सभी वाउचर, बिल, रिकॉर्ड्स सही तरीके से रखना ताकि ऑडिट के समय आसानी हो।
- Inventory और Stock का मिलान (If applicable)
- Stock register maintain करना, physical stock से मिलान करना।
- Software में काम करना (Tally, Excel, Busy, Zoho, etc.)
- सभी रिकॉर्ड Digital रखना और Data Backup लेना।
🕐 Daily Routine of an Accountant (Daily Work)
| Time | Activity |
| 9:30 AM | ऑफिस आकर कंप्यूटर स्टार्ट करना, मेल्स चेक करना |
| 10:00 AM | कैश वाउचर, बैंक ट्रांजैक्शन एंट्री करना |
| 11:00 AM | Purchase और Sales Invoice की एंट्री करना |
| 1:00 PM | बैंक स्टेटमेंट से BRS बनाना |
| 2:00 PM | Lunch Break |
| 3:00 PM | GST और TDS से जुड़ी फाइलिंग / रिपोर्ट बनाना |
| 4:00 PM | Vendor और Customer Ledger मिलाना |
| 5:00 PM | सैलरी/attendance चेक करना (यदि महीने का अंत है) |
| 6:00 PM | रिपोर्ट बनाना / Back-up लेना |
📅 Weekly Work (साप्ताहिक कार्य)
- Payment follow-up करना (Receivables & Payables)
- Cash flow analysis बनाना
- Pending invoices चेक करना
- स्टाफ का attendance sheet अपडेट करना
- Bank reconciliation अपडेट करना
📆 Monthly Work (मासिक कार्य)
| काम | विवरण |
| GST Return Filing | GSTR-1 और GSTR-3B फाइल करना |
| TDS Return Filing | यदि लागू हो तो 26Q, 24Q फाइल करना |
| सैलरी प्रोसेसिंग | Attendance देखकर सैलरी तैयार करना |
| PF/ESI की फाइलिंग | EPF और ESI की Challan भरना और रिपोर्ट तैयार करना |
| Reports बनाना | P&L, Balance Sheet, Trial Balance |
| Ledger Scrutiny | Supplier, Customer और Expense Ledger मिलाना |
| Inventory रिपोर्ट | Closing stock चेक करना |
| Data Backup | पूरे महीने का डेटा सुरक्षित रखना |
🧾 Tools और Skills की आवश्यकता
- Accounting Software: TallyPrime, Zoho Books, QuickBooks, Busy
- Excel Knowledge (VLOOKUP, Pivot Table, etc.)
- GST Portal Handling
- Good Typing & Documentation Skills
- Basic Communication (Mail Draft, Vendor Call)
✅ Summary
एक Accountant या Bookkeeper का काम केवल एंट्री तक सीमित नहीं होता। उसे कंपनी की वित्तीय स्थिति को समझना, रिपोर्ट बनाना, टैक्स से जुड़े नियमों को फॉलो करना और समय पर सभी रिटर्न फाइल करना होता है। समय का प्रबंधन, सटीकता और कानून की समझ जरूरी है।